作者羅拉‧史黛克（Laura Stack）100個靈活又有趣的招數，教你如何用更少的時間做更多的事，然後可以提早下班！
羅拉‧史黛克（Laura Stack）著／遠流出版
．初版：94.10.01
．頁數：333頁
善用工作備忘夾，辦事得心應手。
親愛的，你把機票放哪兒？
你曾經把一張資料歸檔後，卻因為收得太好，連你自己都找不到了嗎？也許你會解釋說：「我只是想把它收在一個安全的地方。」很多人不確定該把重要文件放哪兒才好。如果你拿起一份資料，對自己說：「這件事我必須去處理，不過兩個星期後再辦也來得及。」若是這樣，你應該不會想把這份資料歸檔吧，如果把它歸檔，那你一定會忘記做。因為看不到，就記不得了。
你會把兩個星期後的會議議程收在哪裡？你會把三個星期後要付款的帳單放在哪裡，到時才會記得付款？你會把機票擺在哪裡，才不會弄丟？你會把生日卡放在哪裡，才會記得寄出去？如果你跟一般人一樣，那你就會把這些東西放在桌上。因為這樣你才看得到！可是桌上一堆東西很快就長高，不久，帳單、機票、生日卡片都被遮住了。
善用工作備忘夾 首先，我要告訴你待辦資料不可以歸入永久檔案裡，因為你一定會忘了去辦。待辦資料不可以放進摺疊式文件盒裡，因為看不到，就會忘記。待辦資料不可以放在隨身攜帶的萬用記事本裡兩個月，不然你的記事本會塞滿一大堆紙，最後太重了沒法攜帶。待辦資料不可以釘在布告欄上，因為久了你就視而不見，最後完全忘記它的存在。
你需要一套制度來提醒你哪一份資料需要今天去辦，哪一些可以先不管，等時間到了再辦。這個必備的方法就是「工作備忘夾」（也叫行事曆檔案夾、待辦檔案夾、工作提示檔案夾）。
工作備忘夾提醒我們記得每天應該辦的工作事項。你可以把它看作是資料專用的日曆，內容包括待辦的工作、必須注意或採取行動的資料。這些資料都是一些你不能丟、不能交給別人做、不能歸檔也不能立即作業的東西。工作備忘夾中儲存的是那些原本會被一堆一堆放在辦公桌上、書櫃裡或其他檯面上的東西。
以下是建立工作備忘夾的步驟︰
1.買四十三個便達飛（Pendaflex）吊夾，將其中的三十一個貼上1至31的標籤，代表一個月三十一天。剩下的十二個吊夾貼上一月到十二月的標籤。把它們掛在拿取方便的檔案抽屜、文件盒、文件箱或可擴充的公文箱裡。記住，這個公文箱或抽屜要在你的工作區範圍內。把貼數字標籤的吊夾掛在當月份的吊夾後面，像日曆那樣。當月的吊夾放在第一位，當天的吊夾放在第二位，其他的依順序掛在後面。假設今天是3月l5日，那你的吊夾從最前面到最後面的標籤排列如下︰
三月
15 16…31
四月
1 2…14
五月…
十二月
一月
二月
2.將待辦或必須有所行動的資料歸檔。
◆ 六月三日的會議報到卡要歸在六月的吊夾裡。
◆ 七月四日的飛機票要歸入七月的吊夾。
◆ 一張列印的電子郵件，內容是要你下週辦某件事，把它放入日期適當的吊夾內。
◆ 一張影印的手寫工作分派表，三月二十八日之前要完工。這張得放到二十四日的吊夾內，以提醒你去找負責人追蹤工作進度。
◆ 四月十一日的生日卡得放到四月初的吊夾；五月十八日生日卡就歸入五月吊夾。
◆ 三月三十一日到期的發票得歸入三月二十五日或二十六日的吊夾。
在決定資料要歸在哪一個吊夾裡時，要問自己一個問題：「這份資料要在哪一天再看一次，才能在期限之前完成？」不要把資料歸入到期日當天的吊夾內，除非你確定當天一定可以做完﹗有些事項有明確的到期日，有些事項要你決定行動日期。如果資料太大，沒法放到備忘夾裡，可以放一張便條紙在適當的吊夾中，註明資料放置的位置。
3.為明天的工作預作準備。每天下班後或上床睡覺前，記得取出隔天的吊夾。例如今天是三月十五日，就拿出十六日的吊夾，取出裡面所有的資料，不須用到的資料就歸檔，清空的吊夾就放到下個月的後面。至於該做的工作就記到預計完工表中，資料就放在辦公桌上的「優先處理」文件盒內。等一天結束時，要再次檢查還留在優先處理文件盒內的資料，把資料重新歸到工作備忘夾的適當吊夾內。每個月的最後一天，檢查下個月的吊夾，把資料分類後放到編有日期的吊夾裡。
工作備忘夾是一項非常重要的工具，可以用來整理你那一張張的文件資料。工作備忘夾讓你做事能按部就班，替你清掉桌面上一堆堆的東西，並把所有該提醒自己的記事資料集中在一起。等你熟悉它的用法，你會很有自信地知道，歸檔後看不到的資料，一定會再次出現。
你可以依個人需要，把工作備忘夾修改成最適合你的一套制度。例如，你可以同時使用兩個備忘夾（一個公用，一個家用），或者你可以把家裡的個人資料帶到辦公室，跟工作資料合併放在同一個備忘夾裡。經常飛行的人可以使用能放進公事包的風琴夾。 如果忘了看工作備忘夾，那就功虧一簣。所以你可以買那種一天一張的卡通日曆，每個吊夾放一張，每天換貼當天的卡通日曆。如果你發現卡通日曆不是當天的日期，你就知道自己今天忘了檢查工作備忘夾了。
快速輕鬆地丟棄不必要的資料
克服丟資料的恐懼
每回拿起一份資料，你會不會說：「有一天我可能會用到這個」？如果每次丟東西你都猶豫不決，那你有丟東西恐懼感。
我們怕丟東西的恐懼感有些是來自孩提時父母的教導。在經濟大蕭條時代，長輩教我們的祖父母或父母要珍惜任何東西，物資要再利用不可以亂丟，盤子裡的食物要吃光不可以浪費，因為這個世界上還有很多貧窮的孩子沒飯吃！這些話聽起來很耳熟嗎？
這些觀念在當時的時空背景是很正確的。心地善良的父母養育我們長大，也把這些觀念灌輸給我們。然而，身處資訊爆炸的時代，透過指尖，我們可以從網路上取得任何想要的資訊。可是，我們卻還在用不合時宜的舊觀念和舊原則過日子，結果創造了一個充滿拾荒者的社會，什麼東西都捨不得丟。
改變思維
學習井然有序的方法之一，就是要重新清理腦袋裡的舊觀念。多問問自己下列幾個問題︰
◆ 我真的有時間讀這些資料嗎？
◆ 未來我會用到這些資料嗎？
◆ 假如我扔掉這些資料，最壞的情況是什麼？
◆ 萬一日後我需要這份資料，有辦法要到副本嗎？
有些人認為資料只有一份，但是在今日這種紙本資料和電子資料大量流傳的時代，這種想法並不正確。我教生產力這麼多年來，我認為一切全在個人的看法。「如果以後又需要這份資料，我得去跟人開口要，很不好意思。」可是管他的！跟別人開口只要一點點時間，總比保存一堆資料要輕鬆得多。你要狠下心來丟東西。如果你想讓工作及生活環境變得井然有序，最大的關鍵就是狠下心來決定你到底要留什麼。如果一個月或一年有那麼一兩次你跟自己說：「管他的，我也許應該狠一點。」那麼你已經成功了。
或許你的公司要求你留一些客戶的檔案，或是某個你正在做的企劃案。沒問題，你可以留。不過，若是你找不到理由說服自己「為什麼要留下這個？」那就把它扔了吧。
避免用便利貼或小張廢紙記錄電話訊息或工作內容
你是紙片人嗎？
另一個跟井然有序有關的問題，是處理那些一整天累積下來的便利貼電話留言紙、和訊息。你會不會連自己寫的潦草便條都看不懂？或者找不到你之前記下的便條紙和訊息？你是否曾想不起自己回過電話或忘了別人有沒有回你電話？有些人因為找不到原先留訊息的紙條，因此忘了約過的事或忘了回電話。
我的丈夫約翰就是一個很好的例子。約翰現在是我們公司的行銷和營運部主任，主要工作是接聽電話、寄物料、客戶售後服務、追蹤電話及電子郵件。他做沒多久後，很快就看出他以前沒受過組織管理和時間管理的訓練，因為我發現他是個「紙片人」，他用一大堆便利貼寫滿電話號碼和訊息，提醒自己要打電話給某些人。他的辦公區域因為貼滿了便利貼條紙，看起來像一片黃海。
加強你自己的那套方法
紙片人採用的是一張一張「獨立作業」的方法，這種方法很容易讓他變得雜亂無章。一大堆小張小張的資料，要怎麼保存呢？以約翰為例，我教他用紙本式的萬用手冊，後來他也習慣隨身攜帶萬用手冊，隨時可以利用。你一定要建立一套自己的方法，讓你能馬上找到重要的資料。
便利貼不應該用來抄記電話或訊息，也不應該用來記錄任何你必須採取行動的工作項目，當然更不適合抄錄想永久保存的紀錄。那麼，便利貼可以用在哪些地方呢？
◆ 寫傳真號碼（把它黏在資料背面，傳真時就可以輕鬆地輸進電話號碼）。
◆ 在文件（合約、信函、提案、報告等）上加註意見，有些文件原稿上不能寫字。
◆ 小組開會廣納意見時，可以利用便利貼寫意見，這樣比較方便傳閱。
◆ 寫一般性的訊息（例如：去用餐、請勿打擾、今天在家工作、在開會等等），可以貼在辦公室門口、電腦螢幕上或較乾淨的桌面上。
◆ 早上出門前提醒自己該做的事情，例如：記得拿信、接小孩等。
◆ 寫鼓勵自己的話，或者寫感謝的話給同事，再把便利貼貼在同事的電腦螢幕上。
◆ 當食譜、雜誌或目錄的標籤，方便你知道看到哪一頁了。
避免過度追求完美
我的方法v.s.最快的方法
你曾把工作指派給別人，然後又把工作收回，只因為對方沒有用「正確方法」來做事嗎？何謂正確方法？當然就是你的方法，因為你的方法最完美。如果你會這樣，那你可能犯了完美主義的毛病。來看看下列的話是不是聽起來很熟悉：
「如果叫別人來做，一定不會做對。」
「如果你希望把事情做得完善，那一定得自己親自動手。」
「如果這件事你做不好，那這件事根本就不值得做。」
如果你有這種想法，就要小心。如果你認為自己的方法才是唯一「正確」的方法，那你可能會招致他人怨恨。如果你要別人依照你的完美標準、用你的方法做事，那很多人會樂意把事情讓給你，讓你按照你的方法做事，結果你會弄不明白，為什麼你的事情特別多。沒錯，完美主義會讓你發瘋，也會讓你周遭的人跟著一起發瘋，或離你而去。 我戲稱自己是「復原的完美主義者」；我已經了解到並不是每項工作都必須賣命。
有位讀者告訴我說：「我必須學會何時該說『夠好了』。並不是每個『A』的後面都要有個『＋』。我不承認自己是個完美主義者--我把追求完美視為致力追求卓越而沒有半點瑕疵。我想這傷害到我的時間管理，也讓我的同事跟老闆感到沮喪。」
我想我之所以能「復原」，可能是我的小孩幫我的。我的老大梅根讀幼稚園時，不太會整理東西，每天晚上我都要幫她清理房間。書要歸位，依其厚薄、高度和主題放回原來的書櫃，很誇張吧！我這樣做，「客戶滿意度」增加了嗎？現在我有三個小孩，只要他們能把書塞回書架上，我就很高興了。
高標準v.s.不切實際的期望
從前我修過一門課，學習如何區別高標準與不切實際的期望。有些事確實需要高標準。話雖如此，我們加諸於他人的預期卻大多只是吹毛求疵而沒有任何益處。
有紀律、細心且謹慎和吹毛求疵之間，有很大的差別，全看你如何看待目標。凡事要看大格局，如果細節能強化並提高整體目標，那就要多投注一些時間和精力。但是如果細節無助於、甚至會掩蓋原始目標，那就讓它去吧。
有位學員告訴我，他母親很吹毛求疵，唯恐弄亂草坪，小時候他不可以在庭院前的草皮上玩球。她是個完美主義者，房子要保持絕對乾淨；他們家的客廳有一張白沙發，但是他不能坐在沙發上，因為會把沙發弄髒；家裡的椅子只要稍微離開原位，他就得把椅子擺好。一直到他長大成人，他都不能自在地玩耍，他的朋友及家人也都覺得不自在，他母親更是健康不佳。沒有任何事比煩惱和擔憂雞毛蒜皮小事，更會浪費生命。
牢記你的人生目標，做事情的主人而不是僕人。根除吹毛求疵的標準，你周遭的人的生活才會好過。 但是必須講求高標準的地方，你的期望也要最高。舉例來說，如果你聽到有飛行員說：「嗯，上個星期我的飛機十架次有九架次安全降落。」如果這個人為你開飛機，你可能要提心吊膽。做為專業人員，你一定得在必要時把一切要求做到盡善盡美。但是對其他場合，只要不是真的那麼重要，那就給一點彈性，會錯就讓它去錯吧。問你自己：「這樣你能接受嗎？」也許你同事的做事方式跟你不同但也相當令人滿意了，那就學著信任別人，讓別人用他們的方法做事，即使你不會用那種方法，又如何呢。
做事有彈性
分工。我以前有個上司對自己的文筆十分自豪，每次都堅持要把我們寫的每一份文件再看一次，甚至連部門內部傳閱的備忘錄也不放過。每次送回來的文件都被他改得滿江紅，其實只是書寫風格不同而已。真的有必要只因個人的偏好而改變他人的書寫風格、句子結構和詞彙嗎？其實他應該問的是：這份文件的內容正確嗎？看得懂嗎？如果這些都沒問題，那誰會在意文件怎麼寫！
家務。你是否因為對家務的標準過高而使得家人不幫忙做家事？就算他們幫忙，你也不會滿意？或者你年紀仍小的孩子主動要幫忙擺餐具，你不但沒有放寬標準讓他隨意擺，還因為叉子放錯位置而嘮叨？這樣你的小孩以後還會主動幫忙做家事嗎？
關係。你是否曾耍點小伎倆讓你的愛人付帳或做點家事後，又抱怨對方做不好？我有個朋友，她先生為了成全我們喝咖啡，便說他可以去超市買東西（購物的事通常由我朋友負責）。等我們喝完咖啡回到家，她拿起購物袋一看，開始數落她先生買錯花生醬的品牌、還買了乳酪捲、也沒有用她剪下來的折價券。其實，從某方面來說，花生醬不過就只是花生醬嘛。如果做得夠好了，那何妨睜一隻眼閉一隻眼呢！
從完美主義中復原的好處
只要能對小事讓步、不為小事煩惱，就沒有那麼多事情會激怒你，也不會讓你忍不住就要大聲指責別人。對於那些偶發的小紕漏，你會讓它過去。你會努力追求那些可執行的、實際的而且可達成的績效標準。如果做得已經夠好，就放手吧，別人會感謝你，因為他們不必依照你的方法做事。一般人不喜歡別人叫他們改變，也不喜歡別人說他不夠好。你自己要以身作則，設立適當的高標準，這樣也可以鼓勵別人以你為榜樣。
我們要寬以待人，也要寬以待己。完美主義並不是正面的人格特質，不應該像獎章一樣戴在身上。根據定義，所謂完美主義就是無法達成。如果你封自己是個完美主義者，那表示你對自己行為標準的要求非常不切實際，你永遠不可能達到你所要求的完美水準。完美主義會讓你對自我的感覺變得負面，你會用放大鏡檢驗錯誤、批評和小瑕疵的重要性。但事實上，人要放下錯誤並從中學習，這樣未來才能做得更多、更好。
避免把事情拖到最後一秒鐘
等一下再說好嗎？
有個讀者問我：「羅拉，我每天努力工作，我的組織能力強，會控制浪費時間的因素。可是為什麼我還是無法主宰事情呢？」嗯，會不會是因為你忙錯了地方？你心裡會不會有個聲音一直在叮嚀你：「這件事不開始做不行了！」 經過深入討論，這個讀者解釋自己沒有生產力的原因是：做事沒紀律。他就跟許多人一樣，明知道該做什麼，卻一天……一個星期……一個月，腦子裡全是那些該做的事繞來繞去，可是卻一拖再拖，就是不去做。
逃避痛苦是人性。每次拖延事情不做，你就會得到兩個獎賞︰一是你可以去做更有趣的事；二是不用去做那件一點都不想做的事。但是等這件事開始追著你跑時，它只處罰你一次。這就是為什麼拖延永遠都會贏。慘的是到最後拖延的代價遠超過獎賞。最後面對的是永久的危機，而這個模式又會像戲碼一樣不斷地上演。
假設你的預計完工表上一整天的待辦事項共十項，你現在有時間可以做其中一件，你會先做哪一件？如果你跟大部分人一樣，你就會挑一件最簡單、最好玩或最瑣碎的事。做完了就劃掉，很棒，不是嗎？讓你覺得很有成就感，哇，又劃掉一項了。你看一下子完成五分之一，等到快下班時，十件工作已經劃掉九項了。只是沒做的那項，是最重要、最困難、最棘手或是最有價值的工作。而這件工作，你已經拖了一個星期了。
「可是我生產力很高啊！」你會辯稱，「十件工作已經去掉九項了啊。」或許你已經被洗腦了，以為生產力等於劃掉的「×」。但其實，「做完」並不等於工作成就。生產力並不等於數量多寡，完工事項的價值才是衡量的標準。如果你十項只完成四項，但是四項之中有一項的重要性非同小可，那麼你的生產力比之於那個完成九項卻拖延最重要一項的人，是高明多了。
時間要投注在少數幾件重要的工作上，這些工作能創造最高績效、價值和成果。只要能做到這一點，那麼你對公司的價值永遠大幅領先你的同事。 所以不要再拖延吧。以下是幾個停止拖延工作的小秘訣： 這項工作很艱鉅嗎？不要再說「等有空再做」了，因為你永遠不會有空。不要把這項工作看做一項巨大的工程，相反的，你可以把它分解成幾個可以掌握的小工程，再以一到兩個星期的時間完成它。你可以把一件二十個小時的專案看成是十件兩小時的工作，每次做一點，最後就可以完成整件工作。如果你需要在不受打擾的情況下才能專心工作，那最好不要在辦公室裡做。
這項工作無趣嗎？也許這項工作真的很無聊或很瑣碎。你不妨寫張提醒字條貼在醒目的地方，例如︰浴室鏡子上、汽車儀表板上或冰箱上。等到你發現字條掉了而這項工作還拖著沒做時，就安排五分鐘時間計畫如何做這件無趣的事。等排定的時間一到，一定要開始動手做，五分鐘後，如果你真的不想做了，那就停止，再安排另一個五分鐘時間明天繼續做。等這項工作開始有一些進展時，慢慢延長時間為十分鐘、十五分鐘、二十分鐘……。
這項工作不重要嗎？如果你發現你已經連續第三天把某一項工作寫到每日預計完工表上，請立刻停止！先問自己：這項工作為什麼過了三天還沒做？或許你會理直氣壯地說，因為其他事的優先順序更高，所以你先做別的事去了。我們可以用一個方法來看看你拖延這項工作到底正不正確。如果這項工作真的不重要，那就把它從每日預計完工表中刪去，然後移到預計完工總表中。每個月你要檢查一次預計完工總表，看看有哪些工作的優先順序必須更動。如果被你拖延的那項工作不會每天都出現，那表示這項工作沒做沒關係，你從此可以鬆一口氣了。
這項工作不要負責任嗎？要一舉解決拖延的壞毛病，有個方法，是給自己找一個「正直」的朋友。他可以是你同事、朋友或母親，告訴他你在什麼時候以前預計完成什麼事。請那個人盯你的進度，每隔一陣子就提醒你一次。有時候「訴諸於眾」可以給自己施加執行的壓力。
現在，請寫出三件你一直在拖延的事（項目），你為什麼一直拖延（原因），你想怎麼開始（行動）以及你會在何時完成（完工日期）。寫一份行動計畫或好好踢自己一腳，行動吧！這可能正是你需要的。
我能掌控自己的脾氣，不隨意發怒
面對辦公室裡的憤怒
為道路憤怒、搭飛機憤怒、電氣用品憤怒……，「憤怒」已經成為當代的特徵。你曾經對其他同事大吼大叫過嗎？還是氣得丟一把迴紋針、一疊文件、電話或是打洞機來發洩？ 以下是我的客戶公司裡曾發生的一些事︰
◆有個員工在開行動修正會議中突然大發雷霆，她走到人力資源經理辦公桌前，指著她大吼大叫，說她是說謊大王。
◆有個員工每回憤怒時，就在他的辦公室內拿起辦公設備往牆上丟，經常損毀其他設備，牆壁也千瘡百孔。
◆有兩名工程師先是砲轟歸檔的行政作業程序，之後又大打出手。
◆資訊管理部門說他們的鍵盤被人用拳頭打壞的數量，創下空前紀錄。
觀察你的憤怒
◆注意自己是否不再做有建設性的討論。
◆觀察身體出現憤怒的徵兆：頭痛、心悸、手心出汗、全身緊繃、緊握雙手、無法傾聽或想法開始失控。
◆密切注意你的思考中是否開始出現一些負面想法。要告訴自己，不論是對人或對任何情境，負面的想法只會增加憤怒。
◆必要時要離開當下的情境。你可以提議：「嗯，我們需要休息十分鐘，這樣可以讓我們的腦袋清醒一下，看看有沒有其他不同的想法。」
◆尋求適當方法宣洩過剩的精力，例如：散步、運動、打球或深呼吸。
以下是降低辦公室憤怒的一些建議，提供給經理階層參考：
及時處理憤怒行為。一開始就要給予訓斥或警告。在工作場所，若沒有及時處理憤怒的行為，會影響讓其他員工，也會顯出你不夠專業、欠缺自信。
確保人力配置充足。過度勞累是造成辦公室憤怒的主因，所以儘量不要讓單一個人負擔太多工作。留意工作倦怠的徵兆，像太常缺勤、一直看時間、心煩和情緒困擾。
給員工夠寬敞的工作空間。在小隔間裡工作的員工會出現較高的壓力指數。不要把隔間內的工作區塞得滿滿的，也避免讓員工擠在小之又小的地方。
面對員工的憤怒。如果管理人員把氣發洩在助理身上，很難避免助理不會把氣發洩到其他同事身上，這種狀況會不斷循環。一個帶有敵意的員工會破壞小組的團結，甚至造成人員流動。
以下是給員工的建議：
要求更高的隔板，以降低噪音。講話的聲音、敲鍵盤的喀嚓聲、影印機的嗡嗡聲等噪音，都會導致身體的壓力激素增加。
利用員工協助方案。員工協助方案專門幫助員工面對壓力指數，面對壓力的員工通常需要專家的協助。 搭乘共乘車輛或公共汽車。員工可能帶著道路憤怒進辦公室，這可能使辦公室憤怒更加激烈，所以建議搭乘共乘車輛或公共交通工具。
安排減壓活動。時代華納有線電視公司為員工安排每週兩次的瑜伽課；旅行者快遞公司請一位按摩治療師每個月數次到公司為員工提供服務。丹佛水利局提供休息室，讓員工可以關起門來小睡一下。所以為你的公司或部門多提出一些創意吧！
穿著上班服裝。隨性的穿著可能會影響面對商務行為的心態。如果你穿得太隨便，你的行為可能也會比較輕率。根據男士服裝聯盟在二○○二年所做的一項研究顯示，過去一年每五家公司就有一家恢復穿著正式服裝的共識。《職業婦女雜誌》則調查一千家公司後發現，約百分之五十的受訪者認為，服飾隨便會讓人顯得無精打采，也會讓人的行為比較不禮貌。
參加人際關係和禮貌研討會。未來的企業可能會像舉辦性騷擾和性別歧視研討會一樣，開始舉辦關於人際關係和禮貌的研討會。在今日的職場上，員工的壓力和無禮行為就像飲水機和影印機一樣普遍，因此企業主會聘請諮商顧問來協助他們面對這類問題。不管是在走廊與人的小磨擦、訴說你的助理無能或是傳真文件時插隊，都是沒有禮貌的行為，會帶來不良的後果。
在工作環境中，每個人都要善盡職責，保持低壓力指數。並留意自己的憤怒情緒，用適當的方法發洩。不要助長辦公室裡的憤怒。
學會輕鬆記住事情
優良的記憶工具
你會走進一個房間，四處看看，然後心想：「我來這裡要做什麼呢？」我愈老愈記不得重要的生日和約會。但是現在的腦神經專家卻說，記憶力喪失未必跟老化有關，反而比較有可能是跟我們的生活方式、缺乏睡眠和壓力有關。
忙碌的人需要優良的記憶工具，幫助他們記住細節。要擁有敏銳的記憶力，其實就跟使用良好的記憶工具一樣簡單。
寫下來。 晚餐後洗碗時，我通常會想起一些應該做的小事，於是我會拿起我的萬用手冊趕快記錄下來。
記差事單。 一些需要出門辦的雜事或要到超市買的東西，都可以寫在便條紙上，再用磁鐵固定在冰箱上。每次突然想到什麼就記上去，等到出門時拿了紙條就可以走了。
打電話給自己。 如果你突然想到明天上班要做的事，又不想惦記一整晚，你可以打電話給自己，在你的語音信箱裡留言。 在車上使用錄音機。開車時，我的腦海裡常會出現很多很棒的想法，但是又不方便寫下來，所以我就用手機（你也可以買個錄音機）錄下我的想法，或提醒自己一些該做的事。這種方式也可以提醒自己車子停放的位子，或是在招牌上看到的某個電話號碼。
設定電子郵件的提醒功能。 你電腦裡的電子郵件軟體或網路上的免費電子郵件，都會自動寄信通知你重要的生日、紀念日或是最近的活動。免費的服務系統可以利用網路傳送或以電話播送提醒。你只要輸入時間、日期和電話號碼即可。
檢查提醒視窗。 大部分的電子郵件軟體和電子工作日誌都會提供你一個選項——設定提醒功能，提醒你即將召開的會議或應該進行的工作項目。
使用便利貼。 我經常利用便利貼貼在門上，寫下像「買尿布」、「寄信」或「買生日禮物」等，這樣我就不會忘記出門後該做的事。
我先生約翰如果找不到汽車鑰匙，通常都是他心裡正在想別的事，或是他正好在講電話，所以就隨手一擺。如果你也像約翰一樣，那我有幾個方法可以幫助你增強記憶力：
花點時間回想。 如果你想不起剛買回來的那個放洗髮精的袋子擺在哪裡，就回想你剛才做過什麼。閉起眼睛回想一下回到家以後的事，想想最後一次手裡有袋子是什麼時候？如果你把重要的資料遺失了，就回想你去過哪些地方、跟哪些人說過話？有沒有什麼特別的聲音可以讓你想起自己究竟在哪間辦公室待過？
跟自己對話。遙控器、皮包、公事包等最好放在固定的地方。如果你想把這些東西「暫時」放在別的地方時，要跟自己說：「等一下！」，然後刻意跟自己說：「鑰匙應該放在咖啡桌上。」
複誦對方姓名。 我們聽別人報過他們的姓名後，常會馬上忘記，因為我們的腦袋在想接下來要跟對方說什麼高明的話才好。下次當你聽到對方說：「嗨，我是貝蒂。」請重複一次：「嗨，貝蒂你好，我是羅拉。」接著重複提對方的名字說：「貝蒂，妳在哪兒高就？」等交談完，再提一次：「貝蒂，很高興跟妳說話。」你一共提了三次她的名字，所以比較不會忘記。
利用圖像。 看到某人，就在腦袋裡聯想某個圖像，幫自己記住他。例如，你遇見一個名叫保羅的人，每當你看到他，就想像他頭上有一顆球；如果你能聯想到「喬的螃蟹屋」餐廳，那麼名叫喬的人，就可以畫一隻螃蟹夾在他的鼻子上。你把圖像想得愈滑稽，就愈容易記住對方。
利用聯想。 這個方法是把一個東西跟另一個東西聯想在一起。只要記得住，就不須浪費時間再跑一趟雜貨店。譬如開車時接到另一半的電話，請你順道繞到商店去買番茄、牛奶跟抗過敏藥。因為你沒有辦法寫下來，所以就開始聯想，譬如你開了牛奶瓶、番茄飛起來打在你臉上，這樣你要忘記也難。聯想愈誇張，你會愈記得住。
記憶力差未必是因為年紀大。不妨試試前述的增進記憶力要訣，你會為自己絕佳的記憶力感到吃驚。一旦不需要浪費時間去想事情，你就會變得更有效率，而且任何小事都難逃你的記憶。
善用你的年休假
度個假，再出發
根據世界旅遊組織的報告，美國人的度假時間是工業國家中最少的。英國法律規定勞工每年至少有二十天（平均是二十五天）假期；日本則准許勞工每年十天、平均十八天的假期；美國的法律則沒有強制規定任何假期。根據勞工局統計，美國勞工在工作三年後，平均的假期為十點二天。
一年的假期已經夠少了，而根據二○○一年牛津健保公司的調查，美國每六名勞工中，就有一人（粗估為百分之十八）因工作過度而無法用完每年的休假。不休假並沒有讓美國人因而提升生產力。舉例來說，義大利、法國及英國的勞工，通常每年休假四到五週，但是二○○一年他們的生產率是成長的。反觀美國勞工部的最新估算，二○○一年美國製造業每小時的產出卻呈現小幅下滑。
過度工作的夢魘 X世代的人真的需要休假。根據揚克洛維奇研究公司（Yankelovich Partners）針對一千二百二十名美國人所做的隨機電話訪查報告--「二○○一年希爾頓飯店集團之世代調查」（2001 Hilton Hotels Corporation's Generational Time Survey ），百分之七十七的X世代（出生於一九六五到七五年）認為由於生活的壓力和緊張，他們需要較長的假期，這個比例比其他任何世代的人都要高。整體而言，三分之二的美國人表示他們應該度個長假，既然如此，為什麼光說不練呢？
很多公司可能有意裁員，使得很多員工不敢離開辦公室去度假，以免成為被裁員對象。此外，上班壓力大、不受尊重、工作緊張、沒有實質價值等因素，也造成員工過度工作。有這些感覺的人，比較可能會忽視自己，他們對個人和家庭關係的肯定也比較低。有些人因為工作過度，失去家庭，最後也失去工作。
員工若工作過度，會導致他們對工作狀況反應激烈。他們比較可能會跳槽、生老闆的氣、犯錯。根據牛津健保公司的研究，百分之十七認為自己工作過度的受訪者表示，他們工作上經常犯錯，但是，只有百分之一認為自己並未工作過度的受訪者表示，他們工作時經常犯錯。所以每次聽到有人誇耀自己已經五年沒度假了，我可是一點兒都不覺得同情。
如何安排休假？
你一旦知道度假是在幫自己、同事和家人的忙，那下一個問題是，要怎麼進行呢？這個問題好像有點好笑，可是有些人告訴我，他們度假時通常都在做一些工作時沒法做的事。那不叫度假！除非你真的遠離辦公室，到一個能全然放鬆的環境裡，否則你無法享受休假的輕鬆，無法充電，無法煥然一新，也無法重新出發。以下是一些小秘訣︰
至少離開工作兩星期。
如果只離開一星期，你的同事或員工只會留工作「等你回來」。但是如果你離開兩星期，有些工作不能等這麼久，就會有人動手做。而且如果只去度假一星期，要達到完全放鬆需要三天，收心準備上班又要三天。所以你應該試試看能不能度假度到嫌煩，久到你開始問自己：「好啦，今天是星期幾？我何時開始進辦公室工作？」
限制或斷絕與公司聯絡。
度假的目的是要在精神上遠離工作，重新充電。不要以為自己重要的不得了，人不在公司，還要每天跟辦公室聯絡。事實上，你絕對不像自己所以為的那麼無可取代。如果明天你出了意外，你的工作仍會有人做。如果你真的那麼無可替代，那我會說，你沒有適時培養接班人。
培養接班人才能讓你自己有往上晉升的機會。
所以找個合適的人代你處理事情、轉接電話。設定你的電子信箱為自動回覆，說明你不在，要到某個時間才會回來，有任何需要可與某某人聯絡，他會立即做回應。如果你非得保持聯繫，那就限定時間，例如早上八點到十點之間，其餘時間你就快樂地去享受休閒時刻吧。如果度假時還要擔心客戶、前途及電腦，那你根本沒有在度假。
輕鬆休假。
休閒度假時不一定要狂歡，只要遠離辦公室就可以了。沒有豪華假期的預算，沒關係，你可以只待在自家後院，自在地放輕鬆就好。或者去參觀博物館、當地的風景名勝；跟朋友計畫出遊或一起露營；花點時間重新改裝浴室、整理相簿或完成小孩的嬰兒紀念相本。
懂得犒賞自己。
去享用你愛吃的甜點；去買你平常捨不得買的東西；看幾場電影；或看搭遊輪享受浪漫晚餐，上滑水課。如果外出旅行，可以買點紀念品、衣服和當地的特產。把消費當作是滿足精神愉快的一種健康投資。
繼續安排下一個度假行程。
度假回來心情難免會感到沮喪。因此回去上班前，要空出一天的時間調適。把下次度假日期寫到行事曆上，不這樣，就不會刻意安排假期。一旦開始計畫，人就會跟著興奮。
四歲的兒子強尼每次鬧脾氣時，我會告訴他：「你不乖哦，一定是你想睡覺的時間又到了！」同樣的，你可能得告訴你的同事或朋友，他們休息的時間到了。如果你的配偶告訴你度假的時候到了，你要認真考慮，不要辜負他的好意。
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