大家一定有很多機會需要透過簡報來做正式或是非正式的討論，能夠清楚、精確的表達出我們的想法和意見，是影響他人決策並獲得他人支持的第一步。筆者想與朋友們分享，公司裡一位高階主管在研討會裡敘述他如何有效地計畫、組織並有自信的進行簡報的經驗和筆者聽後的心得。
★計畫簡報★
請參考以下的流程:
一般大多數人只做Know How(Step 3~6),而忽略了事前的Know Why(Step 1~2),可能一份簡報想要闖天下,不論是對上或對下都只用同一份來上場.因此簡報的效果可能會差強人意,或甚至不被接受.因此事前的Know Why 便包含了想要藉由這份簡報得到如何的效果及目的,以及聽眾的背景和要求為何,有了這些資訊才能做出準確的Know How,否則到頭來不過是白忙一場,既達不到簡報的效果,又浪費全部人的時間,甚至搞到自己黑掉.....
★組織簡報★
至於Know How(Step 3~6)裡的步驟已經條列的非常清楚就不贅述。
筆者相信大多數人的老闆是不會給1個月的時間讓員工慢慢做簡報. 所以一份成功人士所做的簡報內容便是能花最少的時間成功的結合及組織 Know Why 和 Know How 並且在報告時是言之有物的。
他們是如何做到的呢 ? 簡而言之,就是從每天的生活中細細觀察及準備,儘早察覺不足之處。因此工作上種種的知識和資訊早就被消化和吸收成 Raw Data 保存在腦海或是電腦裡,當時間來臨時,便只要將需要的 Data 抽出來整理成簡報就可以了。
★簡報格式★
1. 頁面顏色不能花俏,以免觀眾字都看不清楚
2. 數字的寫法要統一,例如不要處處看到 3000, 3K, 3000.00 等不同表示法
3. 千萬不能有錯別字 (無論中英文)
4. 字體和字的大小規格要有一定方式
5. 多利用圖片,表格來取代冗長的文字敘述
★有系統性思考的表達- 4字訣 PREP ★
Point - 開門見山提出論點或是提出要求
Reason - 再說明為什麼
Example - 能有例子提出當佐證是最好
Point - 最後再一次強調論點或是要求
這個方式無論是人與人當面溝通或是用email溝通都非常適用,因為寶貴的時間千萬別浪費在口舌之爭。而溝通雙方的預設立場或背景或經歷又不一定相同.因此要常訓練自己用最短的時間,文字來表達自己的想法,別讓人誤會我們是在推託事情,或是刻意找碴,或是態度高傲,或是不知所云。
這個觀念顛覆了中國人習慣"起承轉合"的敘述方式,因為起承轉合是用來寫文章,小說,長篇大論的務求面面俱到,且交代好所有情節. 但是人與人面對面溝通時可就不好用了,試想就算是自己也未必會有多少的耐心等對方花10分鐘把所有故事鋪陳好最後才聽到對方的論點或是要求呢??
★自信的簡報- 6字訣 SOFTEN ★
Smile - 記著隨時保持微笑
Open - 接納他人的意見或質疑
Forward lean - 站姿面向觀眾且微向前傾展現企圖心,切勿雙腳交叉站立及手放口袋
Tone - 適當的音量及語調免得令人催眠
Eye contact - 與聽眾要有眼神交流來展現誠意
Nod - 微微點頭表示正在聆聽意見或是面對質疑來展現風度
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