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2007年3月6日 星期二

《 假如你明天當上主管 》

http://lawrence-yeh.blogspot.com/2007/03/blog-post.html
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假如你原是位小店員,突然被鞏上當店長;假如你原是位小職員,意外被賦予主管的任務;這時,你需要這本書,切實提供你所有領導問題的解答與方針。

.哈維‧羅賓斯(Harvey Robbins)及 麥可‧芬利(Michael Finley) 著 陳正芬/譯
.出版者:遠流出版公司
.頁數:200頁



向誰求助?

沒有人能獨自領導。通常,我們對高階長官相片上的撲克臉已經見怪不怪,有的臉對著窗外沈思,有的臉則因為工作沈重而面有菜色。這些照片似乎在說:「高處不勝寒」。

但是,這些照片(通常是為了公關目的而請專人拍攝的)傳達出來的訊息是責任,而不是孤獨。稱職的領導者,會不斷聽取他人的意見。

他們懂得豎耳傾聽。他們會以人為師,將他們視為可以坦誠溝通的朋友,也是傾吐心事的密友。他們聊八卦、他們模仿、他們抱怨、他們傾聽、他們摽竊。他們也會放低身段,跟朋友一起瘋狂。領導也是一種社交,否則表示你沒做對。

為什麼這麼多新領導人認為必須獨自領導?其中一個理由,是想表現一副中立的立場,也就是不結黨營私或獨厚某人。另一個理由則是自尊,認為除非百分之百出於自己的想法跟決策,否則就不能居功。少數人甚至以為在當家作主時尋求他人協助,是不成熟的行為。如果你問我們的看法,我們反倒覺得這才是極不成熟的心態。

領導者不是上帝。每位領導者都得向上呈報,即使貴為執行長,也必須跟董事會、股東、顧客、主管機關報告。

領導者絕不是孤島! 那麼,誰決定你有能力掌管這項業務?可能是組織內的某人,他對你有信心,並且欣賞你的才能,於是你才脫穎而出。

又或許是上級喜歡你,或者因為他們的成敗繫於你的成功。無論什麼原因,這些人理應成為你的寶貴資源,他們會適時介入、提供資訊、接受責難。

我們稱這些人為救生圈。他們能整合組織內的資源,而且在組織內擁有可觀的力量。不過,當救生圈想把你套牢,變成一種高貴貓咪來飼養時,他們就變成威脅和壓力了。

曾擔任廣播顧問的史帝夫說:「受邀到塔可瑪主管某電台的行銷業務時,除了業主外,我在艾克隆以西根本不認識半個人。他已經不屬於管理階層,可是仍有極大的影響力,當初我就是被他雇用來的,我在前一年秋天認識他,他在閒聊中把我的名字記了下來。

「到那裡後,他幾乎每天都帶我出去吃午餐,跟我說他認為電台應該如何改變。基本上,他想回到五0年代。我明知他的觀點很怪異,可是又怎麼能跟衣食父母作對呢?在此同時,同事全都以為我是老闆跟前的『小李子』。

我花了一年半才脫離他的陰影。他很不諒解我。」 你可以一面接受他人保護,同時表現獨立自主,但你一定要在剛建立關係時就這麼做。表達你的感激,必要時讓「罩」你的人嘗點甜頭。塔可瑪的史帝夫同意保留老闆喜歡的兒童晨間節目,雖然節目的收聽率還過得去,但畢竟已經過時。主持人已經高齡七十多歲,眼前又沒有替代人選。「我心想,反正成本很低,又能討好老闆。這麼一來,我就可以照自己的意思,好好整頓地方新聞。」

救生圈只是個開始,你在組織內外都需要盟友。

在組織內,圍繞在你身邊的人,假以時日可能成為你的敵人或盟友。我們稱這些人為夥伴。環顧周遭你可以找到一些願意與你結為夥伴、一起向成功邁進的人。

在組織內部找出具影響力的人,幫助你披荊斬棘(至少告訴你,障礙在哪裡);找尋見多識廣的元老;或找尋位階較高願意從旁輔導、提供諮詢、並成為你良師益友的人。不光只是前一百天,也在你對領導更得心應手以後。 找到這些夥伴後,請他們幫助你。一般人只要被要求,通常願意伸出援手。但是他們卻不懂得讀心術,別以為露出乞憐的眼神,對方就知道你要什麼。

聰明的領導者深知,一般人不會為了當好人而犧牲自己。(就算少數人果真如此,但請對他們保持戒心,原因是經過多年的大公無私後,他們總有一天會要求回報,到時你可就吃不完、兜著走了。)

不過,還是有人願意大公無私。因此,領導者必須跟他們談談,找出他們到底要什麼?你可以假設他們會問:「那對我有什麼好處?」

他們可能是為了出風頭或升官;可能是有機會接受某種利益;可能是為了吸引注意;可能是對前途有幫助;可能只是偶而被摸摸頭,外加一個笑臉。

或許,對方的要求可能涉及不法,而你不想讓自己沾上不道德、令人不安的不名譽聲名,就得懂得拒絕。

不過,創造「雙贏」的秘訣,是不斷尋求他人的合作,當你訂下自己不介意付出的價碼時,你就萬事具備了。

至於組織外部,你可以找幾個志同道合、能互相交流意見與資訊的朋友,這樣,無論在工作或生活上,對你都會很有幫助。

在芝加哥北郊擔任某家連鎖鞋店副理的史丹說:「我們在當地商會成立了一個新手領導者團體,每個月第三個禮拜三聚在一起討論問題,每個人來自不同行業,但是經歷都一樣。我在那裡交到幾個朋友,三年來都還有來往。」

我們建議你跟那些讓你感到自在的人建立友誼,並且持續維繫這份友誼,你將從友情中獲益。

九種讓人對你推心置腹的方法:
1.花時間與他們交流。時間是一種新貨幣,沒有人會誤解這項投資的誠意。

2.傾聽。了解對方的特質、專長與需求。別人懂些你所不了解的事,只要關注對方,你就會有所驚喜。

3.欣賞差異性。你需要幾位信得過而且敢跟你說實話的朋友。假如你有個可以直言不諱、信賴的朋友,在事業上你將能存活得更久。

4.感激對方。由衷感謝對方的協助並銘記在心,必要時公開讚揚。

5.廣納雅言。珍惜別人的誠心協助和忠告。

6.把團隊組起來。跟同儕、管理者和屬下建立夥伴關係。讓別人知道可以來找你協助,這麼做將讓行事更順暢。

7.有話直說。除非你開口,否則就得不到幫助。

8.在茫茫人海裡挖寶。意思是說,找尋合適而且能提供你意見的人。

9.參與社團。工作內容相似的人,自然會分享資訊,而且相互師法、互通有無,必要時相互伸出援手。

學會和不同類型的人共事

這麼說來,領導是什麼?正如前面所說:領導是有勇氣叫別人做你要他們做的事。你可以用嚇唬或獎勵的方式達到目的,簡單地說就是:你必須知道何時該嚇唬員工、何時該獎勵員工。

了解受你指揮的人,也就能了解何時該運用哪種方法。團隊裡的成員各有各的特質,所以領導者在帶領人時必須先了解每個人的特質。

在跨職能團隊尚未出現前,一個人可能窮其一生都跟從事同類工作的人為伍。假如你是個精算師,你可能跟其他精算師一起工作,成天計算著保險機率。在這種情況下,你跟同事的溝通可能良好,因為你們的思考方式很接近。

上述情況,在今日的團隊工作環境中已很少見。雖然許多類組織還是讓相同職能的人並肩工作,但多數組織的整合度更高。即使餐館的服務生、吧台人員、廚房幫手與廚師,都存在很大的文化與性格差異,你必須學會跟不同的人相處,一起把事情做好。

大致上,人有四種不同的性格型態,分別是:執行型的人、思考型的人、社交型的人、創意型的人。每個人兼具這四種性格,但大多以其中一種為基調,決定我們一生中的許多反應。因此,執行型的人也可能饒富創意,社交型的人或許也善於分析,可是一旦情況不妙時,執行型的人就會指揮若定,社交型的人則是在人群中居間協調。 總之,只要多了解屬下的類型而後投其所好,則身為領導者的你將比較能讓屬下心悅誠服。

什麼能讓執行型的人高興?多給他們表現的機會,他們的特點是忠心熱情。只要多跟實行型的屬下聊聊,你會發現一群強有力的執行大隊。他們了解指令,不須每件事都要解釋幾百遍。但執行型的人的缺點是,他們早晚會想取代你的位置,或者到某個能夠獨當一面的地方。他們就是有這種潛在性格。假如你能承受那種壓力,就可以跟執行型的人愉快相處。

思考型的人則不然。思考型的人是完美主義者,生平最怕犯錯,因此可能極度抗拒改變,會想出無數多維持現狀的理由。那麼領導者如何克服這類型人的抗拒行為?答案是尊重他們的合理恐懼,並提供反證來支持你想進行的改變。你必須尊重思想家嘔心瀝血想出的辦法,而不要單靠訴諸感情。考慮為他們創造特殊角色,請他們負責衡量變革的進度。

社交型的人是最棒的協調者,也是天生外交好手。因為他們喜歡和人互動。於是,他們往往對「紙上」的變革抱持懷疑,因為他們認為最棒、最自然的改變,就是每個人各憑專長做事。他們是演說家,不是革命家,問題是時間苦短,不變革不行。讓社交型的人追隨你的方法是善待他們,他們需要感受到你的關心。給他們想要的,他們就會對你掏心挖肺。

創意型的人可以說是個藝術家。雖然創意型的人算不上是自我狂熱者,但那身先士卒的作風,是其他幾種類型的人望塵莫及的。他們喜歡刺激,勝過要求一致性、細節和邏輯。他們可以成為團隊的額外助力,只是必須照他們的方式來進行。你務必表現欣賞他們靈活的心智與熱情奔放。他們認同開放,但也無法避免諂媚。以平常心對待他們,畢竟轉瞬即逝的點子,有些很好,有些不怎麼樣。尊重他們內在的火花,就能擁有他們的靈魂。

史普克內的衛理教會牧師翠莎說:「我從我媽媽那兒學會領導。她是個有同理心的人,也教導別人有同理心。小時候我媽曾經跟我說:『多關心別人,試著站在他們的立場來想想。』你會發現每個人心裡有百分之九十九點九九都想把事做好,但是當我們溝通時,卻時常點不著火。你必須努力,但重點其實是察覺坐在你對面的、跟你一樣是活生生的人。認知這一點,什麼都有可能。」 一旦學會用對方聽得懂的方式交談,即使喃喃細語也會被聽見。

如何跟下列四種類型的人共事:

1.執行型的人。很樂意當領導者負責某項任務。這類型的人最不需要指導,因為他們天生自動自發,非達成任務絕不罷休。

2.思考型的人。天生擅長說理,對議題和事實能做深度理解與分析。這類型的人,做事要求絕對「正確」。

3.社交型的人。喜歡與別人共事,從溝通和聯誼中獲得最大滿足。

4.創意型的人。擅長激發新點子與新觀點,他們亟需從自己身上挖寶。

適當授權

「授權」是九g年代一種令人困惑的風潮。授權是團隊自我管理的一種方式,也是顧客滿意的新措施。基本上,授權是告訴員工:做一切該做的事,讓顧客滿意。 授權可以讓顧客開心,但會使員工緊張,因為很少人曾受過有關為組織開源節流方面的訓練。對員工來說,決策導致公司花費超出預算的情況屢見不鮮。

隨著業務模式推陳出新,組織開始對授權失去信心。情況多半又回到悲慘的過去,當時的員工無權做任何讓顧客滿意的服務,也無權改善工作環境。

對團隊而言,努力學習如何解決問題,結果竟因為不曉得是否被容許這麼做而功敗垂成,不禁令人扼腕。更糟的是以為管理階層不會選擇對的方法,於是刻意選擇錯誤的解決方案。

每個人對自己該做對的事負責,原本是很棒的點子,結果卻淪為一場高賭注的猜謎遊戲。員工和領導者都不確定會發生什麼事,於是授權被完全終止。

如今,團隊與管理階層需要某種程度的決定權限,團隊才可以推動他們的主張,又不破壞整體的主控權。

如何拿捏決定權限?不是大剌剌要大夥「隨便做什麼都好」,而是要從界限管理的角度思考。界限管理是對權力設定權限、界定權力範圍、誰擁有權力、權力從何處開始、到哪裡結束的程序。

別跟屬下說:「做你認為對的事,我們會當你的後盾。」這是對付膽小鬼的處理方式。告訴屬下,他們的決策權限是:

◆ 為了安撫顧客的不滿,你有權當場自行調整的帳單金額上限為一百美元,超過一百美元必須取得許可。
◆ 為了確定訂單的正確性,你有權自行決定延遲出貨達一個禮拜,超過一個禮拜必須取得許可。
◆ 為改善訂單作業(例如:在現成訂單上增加型號),你有權分配的購買成本上限為總額的百分之五,超過百分之五必須取得許可。

授權是蠻好的概念,把權力交給最接近顧客與實際作業的員工,讓他們做對的事情。另一方面,為避免授權過了頭,因此界限管理是必須的。

授權的三種方法:

1.別期待屬下懂你的心。
2.說清楚、講明白屬下的權限。
3.以金額控管權限,只要超過額度,就要尋求主管的同意。

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